新卒採用の会社説明会を計画するときに悩むことの一つに、「会社説明会の定員」があります。
大企業のような数百人規模の説明会なんて、もちろん集まらない。なるべく開催回数は少ない方が楽だけど、ちょっと広めの会場は意外と空きが少なくて、思っている日程で押さえられないし、参加率を間違えると座れなかったりガラガラに見えてしまったりが怖い。問い合わせがあるたびに、一人にでも対応します、と案内しても何故か連絡はないのに、就職サイトの説明会受付画面を使うとあっという間に満席になるから、意欲がある人を待つだけというのもちょっとリスクを感じる・・・など、多く設定するのも少なく設定するのも悩みが尽きないのが会社説明会の定員問題です。
今回ご提案するのは、「中小・中堅企業の会社説明会の定員、オススメはズバリ15人～20人」です。それではその理由を、一つずつ紹介してまいります！
1、参加者の満足度が高くなる
「会社説明会の参加人数で満足度なんて上がる？」と半信半疑の方も多いかもしれません。しかし、私たちCAキャリアは、新卒採用における会社説明会の運営支援や接遇研修を中心とした人材育成の研修機会を通して、「説明会、研修会の規模と参加者の満足度には相関関係がある」と確信いたしました。
まず第一に、司会者・説明者からの距離が近いこと。全員の表情がしっかり見える分、参加者側の集中力も上がります。また、20人以内であれば、「出席者の個人識別が可能」という点も見逃せません。例えば、受付時に名札をつけてもらい、質疑応答のときはきちんと名前で呼ぶ。その時の質問や感想を、参加ありがとうメールに記入して返送する。という工夫ができるのは、上限が20数名まで。もちろん対人記憶力が良く、一度に100人でも人の顔と名前を覚えることができる、という才能をお持ちの方もいらっしゃるかと思いますが、一般的には意識をしても、30人を越えると難しい部分が出てきます。
2、参加者に対するトラブルの発生可能性が少ない
参加者が20人までなら、電車の関係などで参加者が一度に入場しても、受付スタッフ一人、10分程度で受付を完了することができます。「自分は時間通りに行ったのに、企業の都合で入場を待たされた上、説明会では『営業は時間厳守』なんて話を聞くとがっくりしますよね」などといわれる心配もありません。
3、説明会からの流れもフレキシブル
説明会後、すぐに集団面接やグループディスカッションなどの選考に入ることも可能なのがこの人数のメリット。特に8月以降、就職活動後半戦では、時間短縮が企業にとっても就職活動生にとっても重要です。
4、参加率の上下変動が大きくても体裁を整えられる
学生が意外に重視するのが出席率。明らかに用意されている資料・席に比べて参加人数が少ないと、「あれ？自分は気付いてないけど実はブラック企業だったりするのかな･･･？」と無駄に疑心暗鬼になる学生も多いです。逆に、予想を超える出席率で、席が足りない、というのも不信感を与えます。15人～20人程度の説明会会場の場合、資料はあらかじめ席に用意しなくても受付手渡し、もしくは直前配布で対応できます。また、席を一人がけ・二人がけに調節することで、「もともと予定していた人数でしたよ」という雰囲気を作るのも簡単です。
「新卒採用の会社説明会は、20人前後が良い理由。」いかがでしたか？もちろん、企業規模によっては大きなスケールメリットを活かした方法もありますが、一度説明会＝動機形成の重要な一場面、という前提で、小規模説明会開催を検討されてみてはいかがでしょうか？
※より少人数・より大人数で説明会を開催するときの注意点
参加数10人以下
きちんとした理由（学校推薦合格者のみ、個別申し込み対応者のみなど）があり、それを参加者が自覚している場合は、参加率も高く、当日出席者が0になるリスクもほとんどありません。また、「この会社人気ないのかな…という不安を感じさせることなく、マンツーマンのハートフルな対応ができます。しかし、定員との理由を明示せず、ウェブ受付で1 0人以下の説明会を開催することは、学生に無駄な不安感を持たせ、当日の出席率によっては説明会自体が成立しない可能性が高くなります。
参加数30人～50人
一般的によくあるケースです。このクラスの説明会で注意しなければならないことは、人事担当者だけで説明会のセッティング、受付、進行、説明全てを担当する場合、何かトラブルが発生した時の被害が大きい、と言うことです。席数の不足だけでなく、午前の部の参加人数が予定より多く、資料の不足が起こったので、コピーに走ろうにも既に一人目がフライングで会場入り･･･などということが起こり得ます。
また、受付人数が一人の場合、50人が一度に来ると、受付、案内、遅刻連絡電話の対応などで、学生に不快感を与える可能性があります。特にサービス系企業で、自社PRに「お客様に対するおもてなしの心を大切にしています」などという表現を使う場合、学生対応に同じ振る舞いができないと「この会社の言っていることは信用できない」という「志望度合いを下げる場」になってしまう可能性があることに注意です。
