【ビジネスマナー基礎講座(あいさつ編)】あいさつの種類と使い方を知って好感度を高めよう

マナーの基本である「あいさつ」。ところが、ビジネス上でのあいさつは普段のものと異なり、難しく感じる方も多いのではないでしょうか。ここでは、あいさつの役割とともに、ビジネス上で良く使われる正しいあいさつの例をご紹介しています。今日から初対面の方にも堂々とあいさつできるようになりますよ。

ビジネス上であいさつの持つ3つの役割とは?

マナーの基本であるあいさつは、ビジネス上でも大切な役割を持っています。

初対面で好印象を与える

人との信頼関係を築くためには、第一印象はとても重要です。あいさつをすれば、初対面の人に対しても好印象を与えられます。最初の印象が良いとその後の話も円滑に進みますが、最初の印象が悪いと、相手に警戒心や嫌悪感を与えてしまい、その後の関係が悪くなってしまうことも。正しいあいさつができるか、あいさつの有無でその後のビジネスにも影響を与えかねないのです。

人間関係を円滑にする

あいさつは、人間関係を円滑にする役割を持っています。お互い初対面で何の話をして良いか分からない時でも、あいさつをすれば相手とのコミュニケーションのきっかけになり、その後の会話に発展できます。また、家族や近所の人、職場の同僚や上司ともあいさつをすることで、より信頼関係が深くなったり、相手に好印象を与えたりできます。

その日の様子が把握できる

あいさつは感情や気持ちを表すバロメーターでもあります。普段元気なあいさつをしている人があいさつをしなかったり、声が小さかったりすると、具合が悪いか、何か悩みを抱えている可能性もあります。

あいさつの様子から、その人のその日の様子を把握できます。ビジネス上でも、あいさつの様子からその人の抱えている問題や体調に気付けるため、大きな問題に発展するのも防げます。

ビジネスでよく使われるあいさつの種類9選

ビジネス上で主に使われるあいさつは9種類あります。正しい表現を覚えてシーンに合わせて使い分けられれば、好感度アップにつながります。

時間で使われるあいさつ

朝・昼・夜の時間帯によって異なるあいさつです。

  • 「おはようございます」…朝のあいさつ
  • 「こんにちは」…昼、日中のあいさつ
  • 「こんばんは」…夜のあいさつ

状況で使われるあいさつ

自分、または相手の状況が変化する時に声をかけるあいさつです。

  • 「お疲れ様です」「おはようございます(朝、または業種によって)」…出社時のあいさつ
  • 「行ってまいります」「いってらっしゃい」…外出時のあいさつ
  • 「ただいま戻りました」「おかえりなさい」…帰社時のあいさつ
  • 「お先に失礼いたします」「お疲れ様でした」…退社時のあいさつ
  • 「失礼いたします」「少々お待ちください」…入退室時のあいさつ
  • 「いらっしゃいませ」…相手を出迎えるあいさつ

メールのあいさつ

ビジネスメール上でのあいさつ文です。

  • 「お疲れ様です」…社内宛メールのあいさつ
  • 「いつもお世話になっております」…社外宛メールのあいさつ

挨拶状

ビジネスのあいさつ状では、「本来なら直接会うところを書面で失礼します」というお詫びの気持ちを冒頭で述べてから、内容に入ります。

  • 「取り急ぎ書中にて御礼申し上げます」…お礼のあいさつ状冒頭
  • 「略儀ながら書中を持ちましてご挨拶申し上げます」
  • 「貴社(○○様)におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」…一般的なビジネスのあいさつ状冒頭

さらに、あいさつ状では文頭に置く「頭語」(拝啓、謹啓など)+あいさつ文+結びの言葉の「結語」(敬具、草々など)で構成します。

拝啓
貴社におかれましては、ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
さて、この度…(内容)
敬具

スピーチにおける挨拶

スピーチのあいさつは、出席した場によってフレーズが異なります。基本は自己紹介+相手とのエピソード+〆の言葉で構成されます。

  • 「ただいまご紹介に預かりました、新郎(新婦)の○○君(さん)の上司で、××と申します。○○君、△△さん、ならびに両家のご親族の皆様、本日はまことにおめでとうございます」…結婚式のスピーチ
  • 「××と申します。本日ここに〇〇君の友人を代表いたしまして、謹んで哀悼の意を表したいと思います」…葬儀や告別式のスピーチ
  • 「本日はお忙しい中をお集まりいただきましてありがとうございます」…集会や納会など、一般的なビジネス上の集まりでのスピーチ

なお、結婚式や葬儀では使ってはいけない「忌み言葉」がありますので合わせて押さえておきましょう。

  • 結婚式の忌み言葉…「別れる」「離れる」「切れる」「終わる」など。
  • 葬儀の忌み言葉…「重ね重ね」「重ねて」

年末年始のあいさつ状

新年のあいさつ、または年賀状に用いられるあいさつ文です。

  • 「あけましておめでとうございます」…一般的な年末年始のあいさつ
  • 「本年は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。」「来年もより一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます」…社外向け年末年始のあいさつ冒頭・結び

移転(転居)

移転の日付と今まで、これからのお礼を述べます。

  • 「このたび弊社株式会社××は◯月◯日より下記に移転することになりました。今後ともより一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます」

廃業(事業所の閉鎖)

廃業または閉鎖の日付と、今までのお礼、廃業によるお詫びを入れます。

  • 「弊社は◯◯年の創業より皆様にご厚情を頂いて参りましたが、諸般の事情により◯月◯日をもちまして業務を終了するはこびとなりました。長年にわたる皆様のご厚情に心から感謝申し上げますとともに、突然の廃業でご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。皆様のご健勝とご発展を心よりお祈り申し上げます」

退職

退職した日付を、お世話になったお礼と共に述べます。

  • 「私事で恐縮ですが、○月×日をもって退職することになりました」
  • 「大変お世話になりました」…社内、親しい人向け
  • 「在職中はひとかたならぬお世話になり厚く御礼申し上げます」…社外、目上の人向け

なお、取引先向けの退職のあいさつでは、引継ぎを行う後任者の紹介を一緒にしておくとスマートです。

  • 「なお、今後は同僚の××が貴社を担当させていただきます。後ほど××より着任の連絡をいたしますので、どうぞよろしくお願いいたします」

動作で表すあいさつ

言葉で言う、文面に書くだけでなく動作そのもので表現するあいさつもあります。

お辞儀

感謝や謝罪の気持ちを込める時や、送迎時におこなうあいさつの動作です。主にシーンや気持ちに応じて使い分ける3つのお辞儀があります。

  • 会釈…腰の角度は15度、接客中や軽いあいさつとして
  • 敬礼…腰の角度は30度、お客様をお迎えする時や最初のあいさつ
  • 最敬礼…腰の角度は45度、最後の挨拶や深い感謝、お詫びをする時のあいさつ

握手

出会った時、別れた時、相手に対して好意を表現する時のあいさつの動作です。元々は「武器を隠し持っていない」ことを相手に示すために生まれたとの説があり、右手(利き手)同士を合わせて手の甲を握り込みます。なお、上下に軽く揺さぶったり、もう片方の手を添えて強く握り込んだりすることで、より相手への強い好意や敬愛を表現することもできます。

抱擁

お互いの背中に手を回して抱き合うあいさつの動作です。久々の再開を喜ぶ時や、大きな成功を分かち合う時など、相手への好意や気持ちを共有したい時に用いられます。ただし、性別やパーソナルスペースの問題で日本では諸外国よりもビジネス上で登場する頻度は高くありません。

敬礼

警察官や消防官、自衛官など一部の職種で行う特別なあいさつの動作です。

手土産の選び方と渡し方

ビジネス上では、相手先を訪問する際にあいさつと共に手土産を渡すことがあります。手土産の選び方と渡し方を見てみましょう。

手土産として避けるべきもの

手間がかかる、すぐに消費しなければいけないなどの理由で、ビジネス上の手土産として選んではいけないものは以下の通りです。

  • 大きな果物など、切り分けなければいけないもの
  • 生菓子など日持ちがしないもの
  • 商品券や金券など
  • 高価すぎるもの

よって、ビジネス上の手土産としては日持ちのする個装のお菓子などが好まれます。

手土産の渡し方

紙袋から中身を取り出し、「心ばかりの品ですが」「ほんの気持ちですが」と言葉を添えてお渡しします。「つまらないものですが」は、謙遜し過ぎているとして近年はあまりビジネス上では使われません。紙袋ごと渡すのは失礼ですので、必ず中身を出してお渡ししましょう。

意外にもあいさつだと思われていない「あいさつ」

あいさつとして使われる言葉を「あいさつ語」と呼びます。実は日常的に使われているため、あいさつ語と思われていないフレーズもあります。

「すみません」「申し訳ございません」

相手へ謝罪の気持ちをこめる時のあいさつ語です。

「ありがとう」「どういたしまして」

感謝の気持ち、さらに相手の感謝に対する気持ちを返すあいさつ語です。

「お元気ですか」「お待たせをいたしました」

相手を気遣うためのあいさつ語です。

「いただきます」「ごちそう様でした」

食事の前後のあいさつ語です。食材そのものや食材、料理を作ってくれた人への感謝を込めています。

まとめ:あいさつの種類を知ってマナーで差をつけよう

ビジネス上でつかわれるあいさつの役割や、基本のあいさつをご紹介しました。ビジネス上でもマナーの基本であるあいさつは、第一印象を決め、コミュニケーションを円滑にする上でもとても重要な役割を持っています。正しいあいさつの種類と使い方を覚えれば、上司や顧客からの好感度アップにもつながります。

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